Czym jest delegowanie?

Delegowanie często kojarzy nam się po prostu z mówieniem innym, co mają robić. Niesłusznie. Umiejętne delegowanie jest jednym z kluczowych czynników składających się na sukces zespołu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której odpowiedzialność za wykonanie wszystkich zadań spoczywa na jednej osobie. W takim przypadku łatwo o pojawienie się nie tylko stresu i poczucia niesprawiedliwości u tej osoby, ale też u innych członków zespołu – którzy mogą mieć wrażenie, że są w całym przedsięwzięciu niepotrzebni.

W jaki sposób można umiejętnie wykorzystać delegowanie, aby w stu procentach obudzić potencjał wszystkich zaangażowanych?

Poprzez przekazywanie odpowiedzialności za poszczególne zadania konkretnym pracownikom, którzy na tym polu czują się pewnie – i mogą zaproponować pewne niestandardowe rozwiązania – zyskujemy nie tylko ich indywidualne podejście do problemu, ale też czas. Kiedy w zespole każdy ma przypisane własne pole odpowiedzialności, dużo łatwiej jest efektywnie ze sobą współpracować. Każdy wykorzystuje swoje unikatowe zdolności, a jednocześnie rozwija w sobie szacunek w stosunku do możliwości innych osób.

Nie bez powodu podkreślam, że delegowanie to właśnie przekazywanie odpowiedzialności – buduje to wśród zespołu poczucie, że ich praca jest doceniana i że ich umiejętności są zauważane.

Nasuwa się w takim razie pytanie: jak delegować, żeby robić to skutecznie i sprawnie?

Należy zacząć od zdefiniowania zakresu zadania i jasnego przekazania jego meritum – co należy zrobić, w jaki sposób podejść do realizacji (pamiętając o pozostawieniu pola na kreatywne myślenie osoby, która przejmuje to zadanie) i tego, w jakim czasie oczekujemy wykonania wyznaczonych obowiązków. Dzięki klarownej komunikacji minimalizujemy możliwość niezrozumienia na poziomie wyznaczania zakresu działań. W trakcie realizacji projektu powinniśmy pamiętać o regularnym informowaniu innych o ewentualnych zmianach czy o naszej opinii w temat ich działań.

Warto zwrócić uwagę na to, komu przekazujemy konkretne zadanie – każdy posiada własny wachlarz mocnych i słabych stron, który może ułatwiać lub utrudniać działanie na danym polu.

Taki „profil osobowości” może pomóc w wybraniu zarówno osób do realizacji projektu, jak i osoby, której obowiązkiem będzie właśnie delegowanie i przydzielanie osób do konkretnych zadań. Taki opis można wykonać za pomocą testów opartych na ideologii Mereditha Belbina – dzięki testom behawioralnym badającym styl pracy bazując na silnych i słabych stronach, łatwiej jest zdecydować, kto dobrze sprawdzi się na konkretnym polu. Przykładowo – rola zespołowa „Koordynatora” jest świetnie przystosowana właśnie do rozdzielania zadań. Ponieważ osoba obdarzona taką rolą łatwo rozpoznaje talenty innych, bez problemu poradzi sobie z przypisywaniem obowiązków. Należy jednak pamiętać, że istnieje zjawisko „nadmiernego delegowania” – wtedy może dojść do sytuacji, w którym członkowie zespołu są przytłoczeni ilością zadań do realizacji, a osoba przydzielająca obowiązki, zamiast sprawiedliwie rozdysponować działanie pomiędzy innych, pozbywa się praktycznie całej ciążącej na niej odpowiedzialności.